"> Simpan Arsip Email Penting Dari Klien Dengan Dukungan Outlook – Emmaintegra

Simpan Arsip Email Penting Dari Klien Dengan Dukungan Outlook

Sebagian pekerja mungkin tidak terpikir untuk menyimpan dan mengorganisasi pesan-pesan yang masuk ke email mereka. Padahal, ada sejumlah alasan penting untuk melakukan hal ini. Salah satunya, Anda masih memiliki data serta jejak korespondensi dengan orang lain, baik surat masuk maupun keluar.

Tentu saja, tidak semua pesan di email perlu disimpan. Sebelum menghapusnya, ada baiknya mengecek terlebih dahulu apakah pesan tersebut penting dan masih akan diperlukan atau tidak. Nah, dengan dukungan Microsoft Outlook, Anda dapat mengelola pesan di email dengan lebih tertata. Berikut 3 keunggulan yang ditawarkan Outlook terkait penyimpanan arsip email.

Tersedia fitur Conversation Clean Up

Salah satu fitur yang dimiliki Outlook adalah fitur pembersihan percakapan. Melalui fitur ini, Anda dapat mengurangi jumlah pesan yang masuk ke dalam folder email. Pesan yang tidak diperlukan akan otomatis dipindahkan ke folder Deleted Items.

Pesan yang dimaksud adalah berupa rangkaian percakapan mulai dari pesan pertama serta seluruh tanggapannya. Fungsi fitur ini adalah mengevaluasi isi setiap pesan dalam percakapan. Jika pesan yang dimaksud terdapat dalam satu balasan, pesan sebelumnya akan terhapus. Fitur ini sangat berguna pada percakapan email dengan banyak tanggapan dan penerima.

Ruang penyimpanan yang besar

Untuk menyimpan pesan-pesan tersebut, Anda tentu membutuhkan tempat yang memadai. Outlook menawarkan 15 GB ruang penyimpanan gratis yang dapat Anda gunakan. Namun, jika berlangganan Microsoft Office 365, Anda akan mendapatkan ruang penyimpanan hingga 50 GB.

Apabila ruang penyimpanan sudah penuh, Anda tidak akan bisa lagi mengirimkan pesan serta menerima pesan. Pengirim pesan akan mendapatkan pemberitahuan bahwa kotak masuk sudah penuh. Oleh karena itu, melakukan penyortiran secara rutin sangat diperlukan.

Keamanan tingkat lanjut

Pelanggan Office 365 dapat menikmati keamanan tingkat lanjut yang ditawarkan melalui Outlook untuk melindungi kotak masuk Anda. Dengan keunggulan ini, kotak masuk Anda bebas dari risiko phising atau malware. Ada 2 cara yang bisa dilakukan, yaitu memindai lampiran di email dan memeriksa link yang dikirimkan dalam pesan.

Selain itu, Outlook juga menyertakan enkripsi dan mencegah adanya pengalihan fitur. Dengan demikian, informasi pribadi dan rahasia yang pernah dibagikan melalui pesan email tidak dapat dimanfaatkan oleh pihak lain.

Kesimpulannya, menggunakan Outlook untuk menyimpan arsip email penting adalah langkah yang sangat efektif, khususnya bagi Anda yang lebih sering berkomunikasi secara online.

Dengan layanan yang dapat dinikmati secara otomatis oleh pelanggan Office 365 ini, kini semua menjadi lebih mudah dan praktis. Tak perlu lagi khawatir waktu terbuang, penyimpanan terbatas, atau keamanan data terancam.